В сознании многих людей прочно закрепился образ типичного отдела кадров старого образца: горы бумаг и папок, несколько работников, у которых вечно не хватает времени на подачу отчетов, оформление трудовых книжек или регистрацию личной информации сотрудников. Однако функции службы персонала сегодня значительно расширились, все четче стали проявляться такие потребности, как необходимость в управлении количеством и качеством персонала, организационной структурой, а также развитием сотрудников и их мотивацией.
Новый взгляд
Подход к решению задач по управлению персоналом изменился, но эти задачи по-прежнему решают все те же люди. Какими бы квалифицированными специалистами в сфере HR-управления не обладала компания, в наше время люди физически не могут вести дела по старинке, особенно на больших предприятиях, где в штатном расписании могут находиться сотни, а то и тысячи работников. Поэтому многие современные руководители уже ощутили явную потребность не только в квалифицированных специалистах в сфере HR-управления, но и в автоматизированной информационной системе, которая смогла бы им предоставлять необходимые сведения в нужное время в структурированном виде. А как показывает опыт успешных компаний, оптимизация процесса кадрового менеджмента и повышение его качества способны напрямую влиять на рост эффективности деятельности предприятия в целом.
Первоочередными задачами, связанными с персоналом, которые необходимо решать любой компании, можно считать следующие: выработка политики по персоналу, планирование развития персонала (включая карьерный рост и формирование кадрового резерва), подбор, обучение, аттестация, учет трудозатрат и оплата труда, поддержание дисциплины труда, разработка мотивационных схем и компенсационных пакетов, планирование и реализация социальной политики.
Для эффективного решения этих задач можно либо значительно расширить штат квалифицированных специалистов в сфере HR-управления, либо же принять на вооружение автоматизированную информационную систему, которая сможет учитывать все процессы, встроенные в замкнутый цикл управления. Только при таких условиях предприятие способно в полном объеме решать основную задачу управления персоналом: распределять количество и качество сотрудников таким образом, чтобы в каждый момент времени они соответствовали возложенным на них функциям и обязанностям.
Выбор системы
В качестве вариантов для выбора можно рассматривать множество программных продуктов, которые именуются разработчиками не иначе, как HR-система. Однако при первом приближении оказывается, что большинство из них представляют собой учетную, а не управленческую систему. Основная разница состоит в том, что система учета - это учет совершенного события, а в сложившихся условиях рынка возникает необходимость в возможности влияния на событие в процессе его развития, до того, как оно состоялось.
Таким образом, повышается спрос на автоматизированные HRM-системы, которые включают в себя не только технологии, связанные с учетом, сбором данных по персоналу, но и реализуют требуемые функции управления персоналом.
Выбранная система должна помочь ТОП-менеджерам компаний ответить на следующие вопросы.
Состояние кадров: Кто у нас работает? Сколько сотрудников? Каковы их функциональные обязанности? Какая квалификация им необходима? Насколько эффективно они работают? Каковы перспективы роста? За что им платят?
Состояние кадровых процессов: Оптимально ли организован процесс взаимодействия подразделений, сотрудников? Понимают ли работники цели компании и развита ли командная работа на предприятии? Что сделано для достижения поставленных целей? Насколько эффективны мероприятия по развитию персонала, удержанию лучших специалистов?
Оперативность получения информации: Насколько своевременную и объективную информацию получает руководство?
Трудозатраты выполнения кадровых процедур HR-службой: Какова стоимость выполнения задач управления? Соответствует ли цена качеству выполнения кадровых процедур? Как оптимизировать эти процедуры?
Организационный менеджмент
Автоматизированная HR-система должна позволить эффективно управлять организационной структурой компании и включать инструменты ее моделирования, заниматься планированием потребностей в персонале: оценкой качественного и количественного состава, разработкой и анализом квалификационных требований к должности, отслеживанием появляющихся вакансий.
Кроме того, система должна позволять оценивать фактические затраты, прогнозировать затраты на персонал – проводить долгосрочное и краткосрочное планирование этих расходов для всего предприятия и отдельных его подразделений.
Подбор персонала и кадровый учет
В свете сказанного имеет смысл обратить внимание на такую систему, которая автоматизировала бы и облегчила процесс подбора персонала. Как свидетельствует практика, в традиционной системе порядка 80% времени HR-специалистов тратится именно на первичный отбор кандидатов.
Кроме того, такая система должна предусматривать поддержку всего процесса работы с выбранными кандидатами: планирование мероприятий (собеседование, оценка профессиональных качеств, компетенций), поддержка процедуры согласования и утверждения кандидатур, обоснования принятого решения.
Подбором персонала трудности не заканчиваются, поскольку сразу же возникает необходимость формирования и ведения требуемой учетно-кадровой информации: зачисление на работу и увольнение, перемещение по службе, замещение сотрудников, совмещение должностей, учет стажа (общий, непрерывный, на предприятии), оформление отпусков и больничных, командировок, учет поощрений, взысканий, подарков, страховых услуг, данные по военнообязанным и т.д. Одним словом, ведение точного личного дела каждого сотрудника.
В настоящий момент основные проблемы возникают, когда руководителю нужно получить полные отчеты по введенным запросам и статистическим данным в рамках общей информации. Только эффективная система позволит производить любые срезы информации, создавать необходимые бланки, документы в утвержденном законодательством Украины виде.
Расчет заработной платы
Расчет и начисление заработной платы - процесс достаточно трудоемкий, особенно в условиях изменчивого украинского законодательства, поэтому HR-система должна включать в себя как простые алгоритмы, так и сложные, например, сдельная оплата, бонусная система. Заработная плата каждого конкретного сотрудника рассчитывается автоматически - различные начисления/удержания, налоги, командировочные, отпускные, авансы, больничные и т.д. Кроме того, следует учитывать возможность пересылки этой информации в другие системы, например, в Excel, бухгалтерские или в финансовые системы.
Единая база данных
Основные проблемы в управлении кадровыми ресурсами возникают в крупных компаниях (корпорациях, холдингах с численностью персонала более 1000 человек). Здесь помимо центрального офиса существуют различного рода подразделения и филиалы, подчас отдаленные на сотни или даже тысячи километров от главного офиса. Для принятия правильного своевременного решения, руководитель или менеджер по персоналу всегда должен знать, что происходит в каждом филиале. В традиционной системе это сделать очень сложно, если вообще возможно. Эффективная HR-система должна позволить создать единое информационное поле в рамках целого предприятия. Тогда руководитель всегда будет знать, как идут дела в каком-либо подразделении, и видеть общую картину, а также сможет вести учет корпоративно-значимых категорий сотрудников: мобильный персонал, ценный персонал, кадровый резерв различных уровней и других. Управление, планирование, постановка задач, анализ и контроль - все это станет полностью возможным, причем в режиме реального времени.
Теперь о трудозатратах
Чем нынче занимается HR-служба?
Её функциональные задачи – это организационный менеджмент: адаптация структуры компании в соответствии со стратегией, оптимизация штатного расписания для наиболее эффективного взаимодействия подразделений и отдельных специалистов; поиск нужных людей, оценка текущего состояния, разработка мотивационных схем, направленных на удержание лучших людей, повышение эффективности и продуктивности их работы, и, конечно же, по-прежнему весь кадровый учет (личная информация о персонале, движение – поиск/прием/договор/отпуск/отчетность…), обучение и формирование кадрового резерва и т.д.
Статистика гласит, что на одного работающего в компании человека специалистами HR-службы ежемесячно выполняется в среднем 25 функциональных задач (и это без расчета заработной платы), а при количестве персонала 1000 человек можно навскидку просчитать, сколько времени ему понадобится на одну операцию:
1000 чел. = 25 000 задач/мес. = 300 000 задач/год
Как правило, служба HR состоит максимум из 5 сотрудников (на 1000 человек работающих).
1 специалист = 60 000 задач/год = 164 задачи/день = 20 задач/час = 1 задача/3 мин.
т.е. за 3 минуты нужно, например, выбрать кандидата на работу, назначить ему собеседование, провести собеседование. Можно так же принять человека на работу, или составить следующий такой отчет:
ФИО Должность Категория Стаж Образование Возраст
При отсутствии единой автоматизированной системы управления персоналом сотрудник тратит на подготовку такого отчета – от 8 до 16 часов.
При зарплате специалиста 1500 грн. в месяц стоимость отчета для директора составит 50 - 100 грн.
Подобных отчетов в месяц для руководства формируется от 5 до 30 (в зависимости от особенностей системы управления в компании), теперь вы сами сможете для своей компании рассчитать экономию…
И в завершение…
Выбор системы управления персоналом, на мой взгляд, дело времени. Раньше или позже, но большая часть компаний, ориентированных длительно работать на рынке, отдадут свое предпочтение HR-системам. Именно тогда особую актуальность приобретет возможность ее интеграции с уже существующими системами, настройки и адаптации в соответствии с отраслевыми, организационными и производственными особенностями компании.
Встанет вопрос масштабности решения, что сможет гарантировать однократность инвестиций, несмотря на рост и развитие предприятия. Тогда вес приобретут системы, которые смогут развиваться с течением времени и учитывать всю специфику работы службы управления персоналом.
Источник: Журнал "Управление персоналом - Украина"
прислать статью
сообщить об ошибке